4.1 Privat veranlasste Kosten
Abziehbar sind nur die Kosten von Bewirtungen aus beruflichem Anlass. Ist die Bewirtung in mehr als nur untergeordnetem Umfang privat mitveranlasst, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Lebenshaltungskosten.
Ein privater Anlass wird unterstellt, wenn ein Arbeitnehmer seine Kollegen oder Untergebene bewirtet, z. B. bei einer akademischen Feier eines Hochschullehrers. Die Bewirtung von Untergebenen kann jedoch beruflich veranlasst sein, wenn die Bezüge und/oder das berufliche Fortkommen des Steuerpflichtigen von der Arbeitsleistung seiner Untergebenen abhängen. Zu denken ist hier etwa an Generalvertreter oder an Chefärzte in einem Krankenhaus. Ist der erwerbsbezogene Anteil der Aufwendungen nicht von untergeordneter Bedeutung, ist im Einzelfall eine Aufteilung der Bewirtungskosten in Werbungskosten und nichtabziehbare Kosten der Lebensführung vorzunehmen. Aufteilungsmaßstab für die Gesamtkosten ist die Zahl der beruflichen Gäste zur Anzahl der privaten Gäste. Die Aufteilung bestimmt sich nach der Herkunft der Gäste. Für die nach berufsbezogenen Kriterien eingeladenen Kollegen kann ein anteiliger Werbungskostenabzug erfolgen, während für die aus dem privaten Umfeld stammenden Gäste der Abzug des Bewirtungskostenanteils ausscheidet. Der mögliche Kostenabzug bestimmt sich nicht allein nach dem Anlass der Feier.
Bei Selbstständigen wird eine private Mitveranlassung angenommen, wenn zu den bewirteten Personen verwandtschaftliche oder gesellschaftliche Beziehungen bestehen, außerdem dann, wenn die Bewirtung ihren Anlass im privaten Bereich hat. Das gilt beispielsweise anlässlich der Hochzeit, des 60. Geburtstags oder eines ähnlichen privaten Ereignisses.
4.2 Unangemessene Aufwendungen
4.2.1 Keine betragsmäßigen Grenzen festgelegt
Dass Bewirtungskosten der Höhe nach unangemessen sind, kommt in der Praxis außerordentlich selten vor. Zu denken ist etwa an ganz ungewöhnlich aufwendige Spezialitätenrestaurants. Eine betragsmäßige Grenze wurde allerdings noch nicht festgelegt. Von Bedeutung sind im Einzelfall der Umsatz und Gewinn des Unternehmens.
4.2.2 Nach Art unangemessene Kosten sind im Ganzen nicht abzugsfähig
Anders sieht es aus, wenn Geschäftsfreunde in Nachtlokale mit Varieté-, Striptease- und anderen Darbietungen eingeladen werden. Die Kosten stehen dabei regelmäßig in einem deutlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke. Diese Aufwendungen sind dann insgesamt als unangemessen anzusehen und folglich insgesamt vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. Die Aufwendungen werden also nicht nur der Höhe nach, sondern bereits ihrer Art nach als unangemessen eingestuft. Dasselbe gilt für die mit einer Schiffsreise verbundenen Bewirtungskosten. Die Kosten einer Regattabegleitfahrt anlässlich der Kieler Woche gelten in ihrer Gesamtheit als unangemessene Repräsentation.
Das Abzugsverbot kann auch für Aufwendungen zur Durchführung sog. "Herrenabende" einschließlich der Bewirtungsleistungen zum Tragen kommen, wenn diese nach Art und Weise der Veranstaltung für unangemessene Unterhaltung und Repräsentation anfallen.
4.3 Geschäftliche Bewirtung
4.3.1 Kürzung um 30 %
Die angemessenen Aufwendungen können nur i. H. v. 70 % als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abgezogen werden.
Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist also die Gaststättenrechnung pauschal um 30 % zu kürzen. Trägt der Arbeitnehmer die Bewirtung und ist aufgrund der für die Bewirtung getroffenen Gestaltung auch als "Bewirtender" anzusehen, muss er seine Werbungskosten entsprechend niedriger ansetzen.
4.3.2 Bewirtungskosten buchen
Bei einem Betrieb sieht die buchhalterisch korrekte Behandlung so aus, dass der volle Betrag als Betriebsausgabe ausgewiesen und der Gewinn außerhalb der Bilanz um 30 % der Bewirtungskosten erhöht wird. In der Praxis verfährt man aus Vereinfachungsgründen meist so, dass der Kürzungsbetrag auf einem besonderen Konto erfasst wird. Dieses Konto steht dann buchhalterisch einem Ertragskonto gleich.
Voller Betriebsausgabenabzug für Übernachtungskosten
Hat der Betrieb für seine Geschäftsfreunde auch die Übernachtung bezahlt, kann dieser Teil der Hotelrechnung insgesamt als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die Kürzung erfasst nur die Kosten von Speisen und Getränken einschließlich des Frühstücks.